プロセス管理は、「ステータス」「アクション」「作業者」という3つの項目を組み合わせて設定します。

たとえば、「申請内容を記載したレコードを登録し、上司の承認を得る」というプロセスの場合、「ステータス」「アクション」「作業者」には、それぞれ以下が該当します。

• ステータス：登録、承認待ち、承認済み
• アクション：申請、承認、差し戻し
• 作業者：レコード登録者、上司

ここでは、ステータス、アクション、作業者の概要を説明します。

ステータスとは、レコードの処理状況です。
ステータスを設定すると、各レコードに現在のステータスが表示されるようになります。

アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。
アクションを設定すると、レコード詳細画面にアクションを実行するためのボタンが表示されます。ユーザーがボタンをクリックすると、レコードのステータスが変更されます。

アクションはステータスごとに設定できます。1つのステータスに複数のアクションを設定することが可能です。
最初のステータスと、途中のステータスには、アクションとアクション実行後のステータスを設定します。
最後のステータス（完了のステータス）には、アクションを設定する必要はありません。

フィールドの値を使用して、特定の条件を満たしたときだけアクションが実行されるように設定することもできます。
たとえば、「費用」フィールドの値が100万円以上の場合のみ実行できるアクションと、値が100万円未満の場合のみ実行できるアクションを設定すれば、費用の金額に応じて、ユーザーが実行できるアクションが変わります。
参考：条件分岐のある申請

作業者とは、アクションを実行する担当者として指定されているユーザーです。
各レコードの現在の作業者が誰であるかは、レコード詳細画面の「現在の作業者」欄で確認できます。

作業者の設定は任意です。
作業者を設定した場合は、アクションを実行するためのボタンは、作業者だけに表示されます。
作業者を設定していない場合は、アクションを実行するためのボタンは、すべてのユーザーに表示されます。

作業者はステータスごとに設定できます。1つのステータスに複数の作業者を設定することが可能です。
最初のステータスと、途中のステータスに、作業者を設定できます。
最後のステータス（完了のステータス）には、作業者はありません。

複数の作業者を設定する場合は、レコードのステータスが変更される条件を、次のいずれかから選択します。

• 前のステータスの作業者が指定したユーザーがアクションを実行したら、ステータスが変更される
• 作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変更される
• 作業者のうち誰か1人がアクションを実行したら、ステータスが変更される

次のユーザーには、画面上部に［現在の作業者を変更］ボタンが表示され、作業者を変更できます。

• cybozu.com共通管理者
• プロセス管理の設定が有効なアプリの、アプリ管理権限を持つユーザー